Guichet unique INPI : guide pratique des formalités et du RNE

Vous avez sans doute déjà jonglé entre plusieurs sites pour une simple modification d’entreprise. Depuis 2023, ce n’est plus nécessaire : le guichet des formalités des entreprises opéré par l’INPI concentre (enfin) toutes les démarches en ligne. Dans cet article, je vous partage une méthode claire, celle que j’utilise au quotidien pour sécuriser les dépôts et gagner du temps.

Vous trouverez une explication simple du rôle du RNE, des check-lists de pièces, un pas-à-pas pour chaque formalité et un focus sur la signature électronique. L’objectif : que vous puissiez avancer sans blocage, même si vous ne faites pas ces démarches tous les jours. Oui, nous allons parler du guichet unique INPI, mais surtout de la façon concrète de l’utiliser sans stress.

Qu’est-ce que le Guichet unique des formalités et le RNE ?

Le guichet des formalités des entreprises est la plateforme officielle opérée par l’INPI qui centralise et dématérialise les déclarations : création, modification, cessation d’activité, mais aussi dépôt des comptes annuels. Vous n’avez plus à passer par différents organismes selon votre secteur : tout se fait au même endroit, avec un suivi unifié.

Le registre national des entreprises (RNE) est la base de référence des informations légales sur les entreprises. Il est alimenté par les déclarations réalisées via le guichet unique. Concrètement, vous pouvez y consulter des données publiques : dénomination, numéro SIREN, dirigeants, établissement principal, voire l’historique d’immatriculation.

Les deux services sont donc liés : vous déclarez sur le guichet, et le RNE publie les informations. Pour votre quotidien, cela signifie un point d’entrée unique pour déclarer, et un registre consolidé pour vérifier. Résultat : moins d’allers-retours et une traçabilité plus lisible, y compris en cas de contrôle ou de vérification par un partenaire.

Mon conseil : si vous hésitez entre plusieurs formalités, commencez par la rubrique d’aide du guichet unique et validez le bon motif avant de saisir vos informations. Vous évitez ainsi un dossier incomplet.

Qui est concerné et ce qui a changé depuis 2023

Depuis le 1^er janvier 2023, toutes les formalités en ligne passent par le guichet unique INPI : sociétés (SAS, SARL…), entreprises individuelles, professions libérales, artisans et commerçants. Les anciens CFE ont été remplacés par cette porte d’entrée unique, avec transmission automatique aux organismes concernés.

Les micro‑entrepreneurs sont concernés pour leurs immatriculations et modifications via le guichet ; leur gestion sociale reste rattachée à l’Urssaf. Si vous étiez habitué aux CCI, CMA ou Greffes, le changement majeur tient au fait que la saisie est centralisée, mais le traitement demeure interconnecté avec les partenaires habituels.

Ce recentrage a deux effets positifs : une expérience plus homogène et une réduction des doublons. Il y a un point d’attention toutefois : la plateforme exige des pièces et formats précis. En préparant vos justificatifs et votre signature qualifiée en amont, vous fluidifiez l’ensemble du parcours.

Préparer sa formalité : pièces, tarifs et délais

Avant de saisir, gagnez du temps en rassemblant les justificatifs attendus. Les formats PDF ou JPEG sont généralement acceptés. Évitez les scans flous et vérifiez la taille maximale par document. Les bénéficiaires effectifs doivent être déclarés pour les sociétés : préparez leur identité et les modalités de contrôle.

• Création : statuts signés, attestation de dépôt des fonds, justificatif de siège, pièce d’identité, déclaration de non‑condamnation.
• Modification : décision d’AG ou PV, statuts mis à jour, pièce d’identité du signataire, justificatif selon l’objet (transfert, gérance…).
• Cessation : formulaire dédié, décision de dissolution/liquidation le cas échéant.
• Dépôt des comptes : comptes signés, rapport de gestion si requis, option d’anonymisation des actes selon la taille et la forme.

Côté coûts, comptez des tarifs des formalités INPI variables selon l’acte et l’organisme destinataire (Greffe, Insee…). Les délais vont de quelques jours à plusieurs semaines selon la complexité et la période. Anticiper évite les blocages, surtout en pic de clôtures.

Formalité	Pièces principales	Tarifs indicatifs	Délais moyens
Création	Statuts, siège, identité, dépôt de fonds	Frais d’immatriculation variables	3 à 10 jours ouvrés
Modification	PV/décision, statuts, identité	Frais de publicité/greffe possibles	5 à 15 jours ouvrés
Cessation	Formulaire, décisions	Modérés selon le cas	5 à 15 jours ouvrés
Dépôt des comptes	Comptes signés, annexes	Frais de dépôt	48 h à 7 jours

Mon astuce : renommez vos fichiers proprement (ex. : « Statuts_SAS_2025.pdf ») et évitez les photos prises au smartphone. Un PDF lisible réduit les demandes de complément.

Accéder au portail et se connecter

Pour démarrer, rendez‑vous sur le portail e‑services de l’INPI. Créez votre compte ou connectez‑vous via FranceConnect : si la formalité l’exige, vous devrez activer FranceConnect+ qui renforce l’authentification.

En cas de mot de passe perdu, utilisez la récupération de compte. La documentation en ligne propose des guides par cas : consultez‑la avant de saisir, vous y gagnerez en clarté. Et si vous êtes plusieurs à intervenir, définissez qui signera pour éviter un blocage en fin de parcours.

Besoin d’aide ? L’assistance INPI répond aux questions récurrentes et oriente vers la bonne rubrique. Gardez votre SIREN, l’objet de la formalité et, si possible, le numéro de dossier : vous irez droit au but.

Tutoriel pas à pas selon votre démarche

Création d’entreprise

Choisissez « Création », puis indiquez la forme (EI, SAS, SARL…). Renseignez l’activité et le code NAF : prenez le temps de choisir un libellé fidèle à votre réalité, cela évite des rectifications futures.

Ajoutez les pièces : statuts signés, justificatif de siège, dépôt des fonds le cas échéant. Saisissez les bénéficiaires effectifs et vérifiez l’orthographe des dirigeants.

Relisez l’aperçu, puis validez, payez s’il y a lieu et suivez l’avancement. Vous recevrez les identifiants (SIREN/SIRET) une fois l’immatriculation effectuée.

Modification d’entreprise

Sélectionnez « Modification » et précisez le type : transfert de siège, changement de dirigeant, objet social, etc. Téléversez le PV ou la décision, ainsi que les statuts mis à jour si nécessaire.

Contrôlez la cohérence entre le PV et les champs saisis (dates, adresses, libellés). Une divergence génère souvent une demande de complément ou un rejet.

Finalisez par la signature qualifiée si exigée, puis suivez le dossier jusqu’à la mise à jour au RNE.

Cessation d’activité

Choisissez « Cessation ». Pour une société, indiquez dissolution, liquidation ou radiation selon l’étape. Joignez les décisions correspondantes.

Vérifiez le calendrier (date de cessation effective, situation sociale et fiscale). En cas de doute, faites valider les dates pour éviter un chevauchement de périodes.

Terminez par la validation et la signature, puis suivez la radiation dans le RNE.

Dépôt des comptes annuels

Sélectionnez « Dépôt des comptes », précisez l’exercice et téléversez les documents signés. Selon votre taille, vous pouvez activer l’anonymisation des comptes : vérifiez votre éligibilité.

Assurez‑vous que les pages sont dans le bon ordre et que les paraphes/mentions obligatoires sont visibles. Une signature électronique peut être requise pour finaliser.

Une fois le dépôt effectué, le statut passe en « Pris en charge », puis « Disponible ». Conservez l’accusé de réception pour vos partenaires.

Mon conseil : dans tous les cas, l’aperçu récapitulatif est votre filet de sécurité. Relisez‑le ligne par ligne avant la signature ✓

Signature électronique : guide complet

Certificats acceptés et connexion via FranceConnect+

Pour certaines formalités (modification, cessation, dépôt des comptes), une signature électronique qualifiée est obligatoire. Elle repose sur un certificat conforme eIDAS (souvent appelé RGS/eIDAS) émis par un prestataire qualifié.

FranceConnect+ peut être requis pour sécuriser l’identité du signataire. Il ne remplace pas toujours la signature : considérez‑le comme une étape d’authentification renforcée, distincte de l’acte de signer.

Obtenir, installer et signer sans erreur

Si vous n’avez pas de certificat, anticipez son obtention (vérification d’identité et délai de délivrance). Choisissez le support : logiciel, clé USB cryptographique ou carte à puce.

Installez le composant de signature recommandé et vérifiez la reconnaissance du certificat par votre navigateur. Fermez les applications qui pourraient monopoliser le certificat pendant la signature.

Au moment de signer, sélectionnez le bon certificat s’il y en a plusieurs, vérifiez l’horodatage et laissez la page revenir au statut « signé ». N’interrompez pas le navigateur pendant l’opération.

Dépannage des erreurs courantes

• Certificat introuvable : mettez à jour le pilote, essayez un autre navigateur et redémarrez le service de gestion du certificat.
• Erreur de niveau de signature : vérifiez que le certificat est bien « qualifié » et non « avancé ».
• Blocage navigateur : autorisez les modules, désactivez les bloqueurs le temps de la signature.
• Certificat expiré : renouvelez‑le avant la date d’échéance pour éviter un refus le jour J.

Mon astuce : gardez un second navigateur prêt (ex. : Firefox et Chrome). En cas d’échec sur l’un, vous basculez en 30 secondes sans perdre la session.

Problèmes fréquents, assistance et ressources officielles

Pièces floues ou mal orientées, taille excessive, incohérences entre PV et champs saisis : ce sont les motifs de rejet les plus fréquents. Réduisez le poids des PDF sans altérer la lisibilité et vérifiez les dates/orthographes.

Statut « En attente de signature » ou « Incomplet » ? Reprenez le dossier, contrôlez les zones surlignées et assurez‑vous que le bon signataire a accès. Pour un blocage technique, videz le cache et changez de navigateur.

Si nécessaire, sollicitez l’assistance INPI avec le numéro de dossier, le SIREN et une capture de l’erreur. Pour les repères réglementaires, consultez les rubriques « Tarifs », « Textes réglementaires » et « Évolutions du Guichet unique » sur le site INPI.

Au fond, l’essentiel est simple : des pièces propres, des champs cohérents et une signature qualifiée valide. Le reste se déroule sans accroc.

Vous l’avez compris : le guichet unique INPI est un gain de temps à condition de respecter deux principes : préparer vos pièces et anticiper la signature. Si vous intervenez pour un client ou un partenaire, validez en amont qui signe et sur quel support de certificat. C’est ce petit pas de côté qui évite les retards.

FAQ

Comment contacter l’INPI par téléphone ?
Vous pouvez joindre l’INPI via son standard national. Ayez votre SIREN et, si possible, le numéro de dossier. Privilégiez les horaires creux pour limiter l’attente.

Comment relier l’INPI et FranceConnect+ ?
Lors de la connexion, choisissez FranceConnect, puis basculez vers FranceConnect+ si la formalité l’exige. Suivez la vérification d’identité : elle sécurise l’accès mais ne remplace pas la signature qualifiée.

Comment trouver une entreprise sur INPI ?
Recherchez dans le RNE par raison sociale ou SIREN. Vous accédez aux données publiques : forme, dirigeants, établissements, situation d’immatriculation.

Est‑ce que l’INPI est gratuit ?
L’accès au RNE est gratuit. Les formalités (immatriculation, modifications, dépôt des comptes) peuvent entraîner des frais selon l’acte et l’organisme destinataire.

Quels certificats de signature sont acceptés sur le Guichet unique ?
Des certificats conformes eIDAS de niveau « qualifié », parfois appelés RGS/eIDAS. Vérifiez la validité et le support (logiciel, clé ou carte) avant la signature.

Que faire si ma signature électronique est refusée ?
Contrôlez la date d’expiration, le niveau du certificat, testez un autre navigateur et réinstallez le module de signature. Si le problème persiste, contactez l’assistance avec une capture de l’erreur.